英語ビジネスメールの書き出し｜要件別例文集【お礼・挨拶・久しぶり等】

そんな方に向けて書いています。

この記事で、次の要件別・英語メールの書き出し例文集がわかります。

• 宛名
• お知らせ
• お世話になっております
• はじめまして
• 久しぶり
• 返信のお礼
• 謝罪

私は3年以上にわたり英語でビジネスメールをやりとりし続けて、おかげさまで世界中にリピーターのクライアントがいます。

しかし、それまで全く英語メールの書き方を知りませんでした。

仕事をとって実績を積もうと、多くのクライアントとコミュニケーションをとり続けてきた結果、英語で自然なメールが書けるようになったのです。

そこで、今回は自然な英語メールの書き出しを例文集にまとめました。

実用的で使いやすいものばかりです。

英語メールの書き出し以外の書き方と例文集については、以下の記事をご覧ください。

• 英語メールの書き方全般
• 英語メールの返信
• 英語のはじめましてメール
• 英語メールの件名
• 英語メールの結び・締めの言葉

英語メールの書き出し｜要件別例文集

英語メールの書き出しは、メールを開いた後の第一印象を決める重要な部分です。

前置きが長すぎると、忙しい相手には負担になります。

早く本題に入ってくれないことにいらだってしまうでしょう。

逆に、宛名もなくいきなり文脈のわからないことを言われても、相手は混乱します。

相手のことを思いやるあまり、何も悪いことをしていないのに「すみません」と謝る人がいます。

しかし、それは相手を不快にしてしまうかもしれません。

大切なのは、短く簡潔に、ポジティブに相手を思いやることです。

英語メールの書き出しの宛名の書き方

英語メールの書き出しで最初にくるのが、宛名です。

宛名は、相手によってつける敬称が変わることがあるので注意が必要です。

基本的には、以下のように宛名を書きます。

• Hi David,

デイビッド様

• Hi Katie and Sam,

ケイティー様

サム様

• Dear Customer Service,

カスタマーサービス御中

• Dear Management Director,

管理部長殿

Mr. や Ms. を使って相手の苗字で呼ぶと覚えている人が多いかもしれません。

それも正しく、相手との会話のトーンによって、あるいは相手が目上の人の場合、苗字で呼ぶこともあります。

私の場合は、年上のクライアントであっても（年齢は日本ほど重視されないので）下の名前で呼び捨てが普通です。

これは仕事の内容によっても、（堅い職業の場合は敬称が当たり前など）変わってくるでしょう。

Hi や Dear で始めれば、問題ありません。

たまに、ビジネスでも親しみやすさを出すために Hey を使う人がいますが、それも失礼ではありません。

相手との関係が構築できて親しくなった後なら、問題ないでしょう。

（慣れるまでは、Hi でいった方が無難です）

英語メールの書き出しのお知らせフレーズ

英語メールで何かをお知らせするときの書き出しフレーズをまとめました。

• We are happy to inform you that we will proceed with this project with you.

本案件を進めさせていただくことを喜んでお知らせいたします。

• We are pleased to inform you that we will accept your offer.

御社のオファーを引き受けさせていただくことを喜んでお知らせいたします。

• I regret to inform you that I would like to cancel the following order.

恐れ入りますが、以下の注文を取り消しさせていただきたくご連絡いたしました。

• Unfortunately, we will need to put this deal on hold.

申し訳ございませんが、本取引を保留とさせていただく必要がございます。

We are happy to inform you that とWe are pleased to inform you that は同じような意味で使えます。

良い知らせの時は、そのような書き出しをします。

悪い知らせの時は、I regret to inform you that やUnfortunately、I’m afraid などの表現を使います。

その後に悪い知らせの内容を続けます。

日本語で言えば、「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」「誠に残念ではございますが」のような表現です。

このクッション言葉があるとないとでは、印象が大きく変わるので、特に知っておきたい表現です。

英語メールの書き出し「お世話になっております」

英語では、日本語メールで必ず使う「お世話になっております」を直訳できるフレーズがありません。

無理に直訳すれば、Thank you for taking care of me / us. のようになります。

英語ではこういう言い方はしないため、変だと思われてしまいます。

（実際、イギリス人の友人がこれに近い言葉を言われた時に「えっ？」と戸惑ったそうです。）

日本語でも、「お世話になっております」は特に意味があるわけではなく形式として使っているフレーズです。

ここは、英語メールの書き出しでよく使われるフレーズを覚えておけば問題ありません。

全て、「ご健勝のことと存じます。」のような意味で使えます。

英語メールの書き出し「はじめまして」

初対面の相手に、「はじめまして」の英語メールを書く場合の書き出しの例は、次の通りです。

• Apologies for the contact out of the blue.

突然のメールで失礼いたします。

• Nice to meet you.

はじめまして。

• Nice to e-meet you.

（対面していないが）はじめまして。

基本的には、メールで Nice to meet you. や Nice to e-meet you. を使う人は少数派です。

初対面でも、I hope you are well. などの先にご紹介した定番フレーズを使う人が多いです。

ちなみに、「お世話になっております」は、ビジネスで初対面の人に使うこともありますが、普通は面識のある人に使うと思います。

I hope you are well. の場合、「お世話になっております」とは違い、面識がない人にも使えます。

I hope you are well. や I hope this email finds you well. は、誰にでも使えます。

そしてこの一言の後に、一言の自己紹介やどんな経緯で連絡したのかを続ければ、十分です。

英語メールの書き出し「久しぶり」のあいさつ

ビジネスでも友達でも、久しぶりにメールをするときは気を遣いますよね。

英語メールでも、書き出しで相手への気遣いを次のように表します。

• It’s been a while since we last talked / contacted / emailed / met.

最後にお話して / 連絡をとって / メールして / 会ってからしばらく経ちました。（「お久しぶりです」の意味）

• I hope all is well with your work.

お仕事が順調であることを願います。

• We haven’t talked in a while so I thought I’d check in and see how things are with you.

しばらくお話ししていないので、近況をちょっと聞いてみようと思い連絡しました。

It’s been a while since の後に最後にどう接触したのかを続けます。

• talked なら「最後に話してから」
• contacted なら「最後に連絡をとってから（電話やチャット、メールなど）」
• emailed なら「最後にメールしてから」
• met なら「最後に会ってから」

の意味になります。

I hope all is well with を使えば、相手の状況に合わせて気遣う文になります。

自分の知っている範囲で、相手がいつも気にかけていることをここに入れると良いです。

I hope you’re doing well. や I hope this message finds you well. を最初に入れておくとなお良いです。

We haven’t talked in a while so I thought I’d check in and see how things are with you. はカジュアルなので、友達同士の場合におすすめです。

英語メールの書き出しで返信のお礼を言うフレーズ

英語メールをやりとりしていて、返信をもらったときのお礼のフレーズです。

• Thank you for your reply.

ご返信ありがとうございます。

• Thank you for your prompt reply.

早速のご返信ありがとうございます。

• Thank you for your response.

お返事ありがとうございます。

Thank you for your reply. はメールに限らず、メッセージなどでも使えて便利です。

Thank you for your response. はさらに用途を選ばずに使えます。

自分が言ったことや質問などに対し、相手がなんらかの反応を示してくれた場合に、反応してくれたことにお礼を言っています。

英語メールの返信の書き出しフレーズ

相手からの英語メールに返信する場合、書き出しは次のようにすると自然です。

• Thank you for your email.

メールをいただきありがとうございます。

• I’m doing well, thank you. I hope you are well too.

おかげさまで変わりなく過ごしております。〇〇さんもますますご健勝のことと存じます。

• Thank you for your update / follow up / letting me know.

ご報告 / ご連絡（ご確認） / お知らせいただき、ありがとうございます。

Thank you for your email. は、基本的にどんなメールに対しても返信で使える書き出しフレーズです。

相手のメールに、I hope you are well. や I hope this email finds you well. などのあなたの身体を気遣う言葉があれば、それに返事をしても良いと思います。

I’m doing well, thank you. I hope you are well too.は、そのときの定型の返事として使えます。

Thank you for の後に、相手のメールの内容に合わせて単語を変えれば、一例として以下のようにニュアンスを変えることができます。

• 相手のメールの内容が新しい情報（仕事の進行状況の報告など）なら、your update
• 相手のメールの内容が2回目以上の確認などの場合、your follow up
• 相手のメールの内容が何かを知らせる内容なら、letting me know

上記の例以外にも、アレンジして使えます。

英語メールの書き出しでの謝罪のフレーズ

英語メールで謝罪する場合、書き出しで気持ちをしっかり伝えたいですよね。

謝罪のフレーズは、次のような例があります。

• We are truly sorry for any inconvenience.

ご不便をおかけし大変申し訳ございません。

• I apologise for the delay in letting you know this.

この件のお知らせが遅れましたことをおわび申し上げます。

• We sincerely apologise for any concerns caused.

ご心配をおかけしましたことを心よりおわび申し上げます。

We are truly sorry for を使えば、会社からの顧客へのおわびとなります。

We are の部分は、会社など複数ではなく個人的な内容なら I’m に変えれば良いです。

I apologise for で、個人的な謝罪ができます。

I apologise for the delay. は、I’m sorry for the delay. と合わせて遅れをおわびするときによく使います。

truly や sincerely は、日本語では「誠に」や「大変」にあたる部分です。

英語メールの書き方だけでなく、英会話も同時に学ぶのが大切

英語メールを書いていて、

とわからなくなることはありませんか？

それは、頭で英文を考えているからです。

英語を頭で考えるのではなく、体で覚えることで自然と英文が出てきます。

そうなるためには、英会話を並行して習得することが必須です。

私も、英会話ができるまでは、毎回頭の中で日本語を英訳してから英語を書いていました。

しかし、ある程度話せるようになってからは、英作文をしなくても自然に出てきた文を書けるようになりました。

私の場合は、一人で独学で勉強したためかなり遠回りしましたが、最短で英語ができるようになりたければ私と同じ失敗はしないでください。

あなたよりも英語が得意な人の力を借りましょう。

家に居ながらでも、オンライン英会話を使えば好きな時間に英会話を学べます。

無料体験もできるので、利用しない手はありません。