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えみお
海外の顧客と取引するので、失敗しない英語でのビジネスメールの書き方を知りたい。
えみねむ
海外のフリーランスサイトで仕事を始めたけど、うまく自分の言いたいことを伝えられているか不安。確実に伝わる方法が知りたい。
こんな方に向けて書いた記事です。
この記事で、次のことがわかります。
- 英語でのビジネスメールの書き方の注意点
- 英語のビジネスメールの書き方・基本構成
- 英語のビジネスメールの例文
日本国外の人を相手にビジネスする場合、英語で商談することがほとんどだと思います。
私は主に、海外のクライアント相手に3年以上フリーランスとして（個人で）仕事をする中で、英語のメール（チャット、メッセージ）でやりとりをしてきました。
そこでたくさん失敗をしながら、現在ではクライアントに「彼女のコミュニケーションはピカイチ」と言われるまでになりました。
海外の顧客とのやり取りで、私と同じ失敗をしなくて済むよう、経験から学んだことをお伝えします。
英語での電話のやりとりと比較すると、メールは時間をかけて返信できるため電話より取り組みやすいです。
語彙力が心配な方は、英語の語彙力の増やし方・英単語の学習方法をご参考にしてください。
英文メールの具体的な書き方と例文集については、以下の記事をご覧ください。
えみねむ
ワオ、海外生活したことないの？メールの英語が自然だから、まさかそうは思わなかったわ
実はこっそり、月に3,000円ちょっとのオンライン英会話でメールの書き方をマスターしちゃったんです。
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目次
英語でのビジネスメールの書き方の注意点
海外の顧客相手に仕事をする場合、日本の仕事文化とは違うことが頻繁にあります。
それをよくわかっていないと、仕事がうまくいきません。
相手に信頼してもらい、長期にわたって仕事ができるようにするには、コミュニケーションは仕事の質と同じくらい大切です。
これはメールに限らず、チャットやメッセージでも同じです。
いくつか注意点をあげると、次の通りです。
- 相手に自分の常識が通用しないことを忘れない
- 必要なことだけを端的に書く
- 曖昧な表現は避ける（日時、金額、契約内容など）
- できないことはできないとはっきり伝える
- わからないことはわかるまで質問する
- ポリティカル・コレクトネス（ポリコレ）に注意
海外の顧客とうまく関係を築きたいなら、これをしっかり理解しておくことをおすすめします。
相手に自分の常識が通用しないことを忘れない【英語でのビジネスメールの書き方の注意点①】
日本の国内で、日本人相手に仕事をする場合、日本で習ったビジネスの基本がお互いにわかっている前提で仕事をします。
この場合、本音と建前や、敬語をしっかり使うこと、目上の人を敬うことなど、私たちは当然のことと思っていますよね。
当然のことは、なかなか自分では気付きにくいものです。
だからこそ、その常識は日本以外では通用しないと知っておかなければいけません。
また、日本では、お金の話はしづらいという雰囲気もあります。
仕事なので、お金の話が出るのは当たり前なのですが、お金を請求する側がひどく申し訳なさそうにしているのをよく見ます。
もし日本文化をよく知らない相手にそのようにふるまうと、「この人は何か隠しているんじゃないか？不良品なんだろうか？」といったあらぬ疑いをかけられるかもしれません。
そこで、振る舞いや言葉使いなどは「英語モード」に根本的に変えた方がいいと心得ておきましょう。
必要なことだけを端的に書く【英語でのビジネスメールの書き方の注意点②】
日本語でビジネスメールを書く時、最初にワンクッション置くことはよくあります。
「〇〇様 お世話になっております。先日はありがとうございました。…」
英語でも、それが全くないわけではありません。
ただ、一言のあいさつのあとは、すぐに本題に入るのが親切です。
必要なことを、わかりやすいシンプルな文章で、短く伝えるのがコツです。
使える英語表現：
- I’d like to discuss …
…についてお話したいと考えております。
（discussの後には前置詞を入れず、直接内容を書くことに注意）
- I’m just wondering if it’s possible to ….
…ができるだろうかと思っています。
（自分の要望を伝えたい時に便利です。依頼ごとや、納期を伸ばしたい、金額を上げたい、何か許可を得たい時など）
曖昧な表現は避ける（日時、金額、契約内容など）【英語でのビジネスメールの書き方の注意点③】
間違いが起きやすいので必ず確認したいのが、数字や契約内容などの重要な内容の伝え方です。
日時の確実な伝え方
日時は、必ず相手にわかるように次の点を明確にしましょう。
- 相手の時間（ニューヨークなら東海岸時間など）で
- 日付で（曜日だけでなく）
- 午前または午後のどちらか
サマータイムがある場合は、さらに注意が必要です。
「相手の時間で」と指定する時も、「あなたの時間で」ではなく「東海岸時間で」と言うようにします。
相手が他のタイムゾーンに滞在していたり、移動していたりする可能性があるのと、相手の時間を間違えていないことを確かめるためです。
不安な方は、英語文法の順番もご参照ください。
使える英語表現：
- It’d be done by 1st December at 5pm GMT.
イギリス時間の12月1日夕方5時までに完了予定です。 - It’d take about 5 business days (excluding weekends).
5営業日（週末を除く）ほどお時間をいただきます。 - I’m afraid I’m fully booked at the moment.
恐れ入りますが、現在ご注文が殺到しております。 - I’ll be available from 5th November.
11月5日以降であればお引き受けできます。
金額の上手な伝え方
金額は、気持ちよく、はっきりと、自分の提供する商品やサービスに価値があることを伝えながら提示します。
「はっきりと」というのは、内容を明確にするということです。
「文書AとBで、合計5000ワードを$500でご提供します」
のように、料金に含まれるものを明確に伝えます。
人は、価値があると思ったものについては気持ちよく支払うことができます。
だから、自分の商品やサービスに自信を持って、相手にとってのメリットをしっかり伝えます。
例えば、
- 同様の案件を何度も受注しており、クライアントに好評だった
- （時差を利用して）クライアントの現地時間の夜に仕上げ、翌朝には提出できる
- 自分の商品やサービスの特長から、このようにクライアントの面倒（費用）が減る
といった具合です。
翻訳であれば、「この分野の翻訳の経験があるので、その業界の用語に強い」といったアピールができます。
あるいは、クライアントが完成した仕事をどう使うのかを聞くのもいいです。
PDFでパンフレットとして印刷したいのか？
ワード文書の方が勝手がいいのか？
このようにクライアントが形式を変換する手間を省くのも、付加価値として「お得感」を高めることにつながります。
使える英語表現：
- I’m afraid I can’t help you with the budget you proposed.
恐れ入りますが、ご提示のご予算ではお引き受けできかねます。 - My rate would be $0.1 for this week due to high demand.
単価は、多くのご注文をいただいているため、今週0.1ドルとさせていただいております。 - My quote would be $100 for 1000 words.
お見積もりは、1000ワードで100ドルでございます。
できないことはできないとはっきり伝える【英語でのビジネスメールの書き方の注意点④】
日本のサラリーマンはYESマンになりがちだと言われます。
しかし、できないのにできると言ってしまうと、自分の首を絞めることになります。
クライアントはできると言われたのだからできることを期待していますよね。
まして、海外のクライアントは、日本独特の文化のことなど知りません。
できないことでもできると言い、けなげになんでもかんでも自分でやろうとすることは、クライアントにとっては美徳ではなく迷惑でしかありません。
「できるとおっしゃいますが、本当に大丈夫ですか？」
なんて聞いてはくれません。
できないことをやろうとすると、全て自分にも返ってきます。
納期に間に合わせるために長時間働き、ストレスを抱え、品質も落ちてしまう。
その結果、納期を過ぎてしまったり、品質のイマイチな完成品を提出したりすることになります。
これが会社での話なら、上司が介入してクライアントの関係を保ったり、完成品の品質を保つためになんとかしてくれたりします。
しかしフリーランスの場合、自分一人で品質を保ったまま納期に間に合わせる管理をしなければなりません。
会社勤めの時はあまりピンとこなかったのですが、これが意外と難しい。
特に、収入が思わしくない時は、無理難題を受けてしまいがちです。
できない時は、できないことをはっきりと伝えましょう。
納期が守れそうにない場合は、「この納期では品質を落とさざるを得ないため、受けられない」と伝えると納得してもらえるでしょう。
ちなみに私は、基本的に一緒に仕事をしたいと思う相手であれば、できないことに「できること」を付け加えます。
例えば、こんな感じです。
- $1000ではできないが、$1200ならできる
- 10日までにはできないが、15日までならできる
- 和英翻訳はできないが、英和翻訳ならできる
そうすることで、クライアント側に一緒に仕事をしたい意思を伝えられます。
また、例えそのときに契約にならなかったとしても、次に案件があったときに声をかけてもらえる可能性が高くなります。
使える英語表現：
- I’m sorry but I can’t help you with this project.
申し訳ございませんが、この案件については引き受けることができかねます。 - I’m afraid it won’t be done by 10th January, but I’ll be able to deliver it by 15th January.
1月10日までにはお送りできませんが、1月15日までにならお送りできます。
わからないことはわかるまで質問する【英語でのビジネスメールの書き方の注意点⑤】
仕事についてわからないことや、クライアントの意見が必要な時は、質問するのがとても大切です。
プライドがじゃまして、質問できない…という人もいるかもしれません。
わからないことを聞かないと、あとでやり直しになったり、クライアントに不満を残すことになったりします。
結果的に、自分の仕事の効率も、評価も下がります。
また、全てのクライアントが、上手に指示ができるとは限りません。
ある程度「どんなものを求めているのか」を詳しく教えてもらわなければ、相手のほしいものと違うものが出来上がり、やり直しに手間取ることになります。
そのように十分な情報が与えられないまま仕事を始めた場合、
「ここはどうしたらいいんだろう？」
「Aがいいのか、それともB？」
といくつものことを自分で考えてしまい、無駄な時間を使うことになります。
だから、できれば受注の前に、受注後に気づいた場合はなるべく早く、質問して確認することがとても大切です。
質問さえしていれば、あなたはその問題を解決しようという努力をしたことになります。
例えクライアントがそれに応答しなかったとしても、自分の仕事への取り組み方は正当化できます。
また、質問する時は、高品質の商品やサービスを届けるために質問していることを伝えるとよいと思います。
相手も他の仕事があり忙しい中で、高品質の仕事をするために一生懸命やっている人に対して時間を割きたいと思うものです。
もし納期までの時間に余裕があるなら、いくつかの質問をある程度まとめて送るのが相手にとって便利です。
番号をふって、簡潔な質問をし、相手がなるべく答えやすいように配慮しましょう。
使える英語表現：
- I’d appreciate it if you could answer my questions.
私の質問にいくつかお答えいただけると助かります。 - It’d be very helpful to know what you think of this to deliver the best quality work.
高品質の商品・サービスをお届けするために、これについてあなたのお考えをお聞かせいただけると非常に助かります。 - Thank you in advance.
よろしくお願いいたします。
Thank you in advance. は、直訳で「前もってありがとうございます」という意味になりますが、何かをお願いする時に最後に一言加えるのに使えます。
ポリティカル・コレクトネス（ポリコレ）に注意【英語でのビジネスメールの書き方の注意点⑥】
日本ではあまり一般化していない概念で、欧米諸国でビジネスをするにあたってとても重要なのが、ポリティカル・コレクトネスです。
日本語では「政治的な正しさ」と訳されますが、初めて聞いた人はなんのことかピンとこないかもしれません。
ポリティカル・コレクトネスは、次のように説明されます。
ポリティカル・コレクトネス（英: political correctness、略称：PC、ポリコレ）とは、性別・人種・民族・宗教などに基づく差別・偏見を防ぐ目的で、政治的・社会的に公正・中立な言葉や表現を使用することを指す。
例えば、日本では次のようなことが頻繁にあります。
- 賃金労働をせず家事労働のみをする人を「主婦（主夫）」と呼ぶ
- 求人募集で、性別、年齢、人種、家族構成、出身地など仕事と直接関係のない事柄について質問・指定する
- 女性には管理職の特定のポストを与えない
日本の求人募集では、「女性歓迎」「主婦歓迎」などというのをよく見かけます。
日本のフリーランスプラットフォームと、欧米のものを比べるとよくわかるのですが、日本ではそれが差別であると認識されていないようです。
女性にしかわからない内容が含まれる仕事（妊娠経験についてのライティングなど）であればまだ理解できますが、性別関係なくできる仕事がほとんどです。
これは、私から言わせれば、「賃金の安い女性、お小遣い稼ぎ程度の収入でよい主婦を雇いたい」という安い労働力搾取以外の何物でもありません。
クライアントの人種や出身地を尋ねることさえも、仕事内容に直接関係なければ避けた方がよいです。
もちろん、この問題は日本だけでなく、アジアや中東などの多くの地でいまだに根強いこともあります。
ただ、ポリティカル・コレクトネスに気をつけていれば、クライアントに不愉快な思いをさせないで済みます。
当たり前だと思っていることも、相手には失礼にあたることがあると覚えておいてください。
英語のビジネスメールの書き方・基本的な構成
英語のビジネスメールでも、日本語と同じように決まった基本的な構成があります。
構成は、大きく以下の通りです。
上記それぞれのリンクで、各構成の書き方と具体的な例文をまとめています。
本文（本題）については、以下で役立つ例文をたくさんご紹介しています。
ここでも、実際に英語でビジネスメール（チャット・メッセージ）を書く場合の一例をご紹介します。
件名【英語のビジネスメールの書き方①】
日々、大量のメールを受け取る相手に、自分のメールを確実に読んでもらうためには。一目で内容がわかる件名をつける必要があります。
また、スパムと間違われないようにある程度具体的に件名をつけるのもポイントです。
- Thank you for the meeting yesterday.
昨日のミーティング、ありがとうございました。
- Apologies for the Issues of Our Product
弊社製品の問題についてのおわび
- Request for Reschedule of the Meeting Next Week
次週のミーティング日程の再調整のお願い
＞＞ 英語メールの件名例文集！すぐ使える【ビジネス・予約・カジュアル等】
書き出し・宛名【英語のビジネスメールの書き方②】
書き出しは、定番の例文を覚えておけば問題ありません。
- Hi John,
ジョン様 - I hope you are well.
いかがお過ごしでしょうか。 - Thank you for your email.
ご連絡いただきありがとうございます。
I hope you are well. は、日本語の「お世話になっております」に相当すると思って良いです。
＞＞ 英語ビジネスメールの書き出し｜要件別例文集【お礼・挨拶・久しぶり等】
結び・締めの言葉【英語のビジネスメールの書き方③】
英語メールでの結びや締めの言葉も、日本語のメール同様、決まったフレーズを覚えておくだけでOKです。
- I’m looking forward to your reply.
ご返信をお待ちしております。 - Kind regards,
敬具
これらは、日本語の「よろしくお願いいたします」に相当します。
この基本形を使えば、あとはご紹介した「使える英語表現」を使って、必要な要件を間に入れるだけです。
難しい単語を使おうとせず、わかる言葉で伝えましょう。
＞＞ 英語メールの結び・締めの言葉｜場面別例文集【ビジネス〜友達まで】すぐ使える！
英語のビジネスメールの書き方をもとにテンプレートを作成するだけ
ここでご紹介した英語のビジネスメールの書き方は、継続して海外のクライアントと仕事をするためにとても重要です。
この記事の例文などを組み合わせて、自分の使い道にあったテンプレートを作ってみてください。
そうすればもう、英語のメールが苦にならなくなりますよ。
こうしたフレーズが使えれば、実際のメールがスラスラ書けるだけでなく、TOEIC対策や英語学習全般にも効果的です。
コピペして使える英文メールの書き方と例文集については、以下の記事をご覧ください。
同時にスピーキングやリスニングも練習すると、メール作成がラクに
また、避けては通れないスピーキングやリスニングも同時に鍛えることで、メールも楽に書けるようになります。
聞き流しでも英語を習得できるの？と疑問をお持ちの方は、英語の聞き流しの効果についてご覧ください。
ビデオ会議や商談に自信がない方は、kimini英会話で格安料金の英会話を受けて、自信を持って仕事を獲得しましょう。
アプリでの英語学習を希望する方は、英語ニュースアプリ、英語ラジオおすすめアプリも参考にどうぞ。
英文法に不安がある方は、英語文法の順番が参考になるでしょう。
語彙力が不足していると感じる方は、英語の語彙力の増やし方・英単語の学習方法をご参考にしてください。
口から自然と英語が出てくるための英語学習法とは
外国人と英語で話そうとするとき、えみねむ
こう言う時は at だっけ、on だっけ？
それは、頭で英文を考えているからです。
英語を頭で考えるのではなく、体で覚えることで自然と英文が出てきます。
そうなるためには、英会話を並行して習得することが必須です。
私も、英会話ができるまでは、毎回頭の中で日本語を英訳してから英語を書いていました。
しかし、ある程度話せるようになってからは、英作文をしなくても自然に出てきた文を書けるようになりました。
私の場合は、一人で独学で勉強したためかなり遠回りしましたが、最短で英語ができるようになりたければ私と同じ失敗はしないでください。
あなたよりも英語が得意な人の力を借りましょう。
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