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えみねむ
英語のビジネスメールで、初対面の人に初めましてのあいさつを送りたいけど、何から始めていいかわからないし緊張する…
えみお
日本語でのメールみたいに丁寧に書けばいいんじゃないかな？英語でのメールでも、基本的な思いやりは同じだし。
そんな方に向けて書いています。
この記事で、次のことがわかります。
- はじめましての英語メールの例文集【件名・書き出し・自己紹介・要件・結び】
私はこれまで、英語のネイティブスピーカーを含め世界中のたくさんのクライアントにはじめましてメールをもらって（送って）きました。
そこで、そのサンプルから使いやすいはじめましての表現を集め、例文集にしています。
コピペして、ご自由にお使いください。
- 英語文法の順番が間違っているんじゃないか？
- 語彙力がないのでスラスラメールが書けない…
といった心配も不要です。
語彙力については、英語の語彙力の増やし方・英単語の学習方法をご参考にしてください。
えみねむ
ワオ、海外生活したことないの？メールの英語が自然だから、まさかそうは思わなかったわ
実はこっそり、月に3,000円ちょっとのオンライン英会話でメールの書き方をマスターしちゃったんです。
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目次
英語メールでのはじめましての表現・例文集
英語メールでのはじめましての表現を例文集にまとめました。
英語でメールを送る前に、心構えとして覚えておきたいことがあります。
結論から言えば、英語のメールを初めての相手に送る場合、日本語で送る場合よりもかなり簡潔でドライな文面になります。
日本語でのコミュニケーションと比べて英語では親しみやすいことがよしとされます。
これはメールに限らず、対面でも電話でも同じです。
日本語の感覚では、例えば
「Thank you」＝「ありがとう」
「Thank you very much」＝「ありがとうございます」
のように捉えがちで、Thank youはカジュアルすぎるように思えます。
しかし、ビジネスメールでもThank youやThanksを使うことはよくあり、全く失礼にはなりません。
はじめましての英語メールの件名
はじめましての英語メールでは、件名は以下のように書きます。
〇〇（要件）について【はじめましての英語メールの件名①】
- Regarding Your Inquiries for Our Products
弊社製品へのお問い合わせにつきまして
- About the Project Starting from 15th February
2月15日に開始の案件につきまして
Regardingは、件名だけでなくメールの本文でも使える表現です。
Aboutでも問題ありません。
メールには、2つ以上の要件や質問、確認事項があることがよくあります。
そこで、Regarding A, …と書き出せば、「これについては…」とそれぞれの質問に簡潔に答えられます。
件名では、一番重要なメインの事柄を要件として書けばOKです。
- Regarding [要件] for [要件の内容]
- About the Project Starting from [案件の開始日]
求人情報【はじめましての英語メールの件名②】
- Job Opportunity for Yuki
ゆき様への求人情報
- Job Invitation for Kana
かな様へ案件へのご招待
フリーランスプラットフォームや、求人サイトを通じて知り合ったクライアントや求人元の会社から、このような件名のメールが届くことがあります。
求人への応募者にメールをおくる時や、フリーランサーへメールする時などに使うかもしれません。
- Job Opportunity for [求人応募者の名前]
- Job Invitation for [案件に招待したいフリーランサーの名前]
緊急【はじめましての英語メールの件名③】
- Urgent Request about Your Account
お客様のアカウントに関する緊急のお願い
- Urgent Question about the Current Translation Project
現在進行中の翻訳案件に関する緊急の質問
緊急の要件の時は、大量のメールの中に埋もれずに確実に読んでもらうようにするため、Urgentと最初に書いて注意を引きます。
単にUrgent: （内容）としても大丈夫です。
緊急の内容であれば、本文も簡潔に、相手に起こしてほしいアクションを太字などではっきり目立たせる工夫があるとなお良いです。
- Urgent Request about [何についての要求なのか]
- Urgent Question about [何についての質問なのか]
重要【はじめましての英語メールの件名④】
- Important Message Regarding Our Product
弊社製品に関する重要なお知らせ
重要なお知らせや、相手に必ず目を通してほしい内容には、Importantが使えます。
これもUrgentと同じで、Important: （内容）としても良いです。
- Important Message Regarding [何についてのメッセージなのか]
お知らせ【はじめましての英語メールの件名⑤】
- Notice of Amendment of Our Policy
弊社方針の変更のお知らせ
- Upcoming Subscription Renewal Notice
予定されている定期購入サービス更新のお知らせ
「〇〇のお知らせ」を送りたいときは、Noticeという単語が使えます。
- Notice of [お知らせの主旨]
- Upcoming [お知らせの主旨] Notice
はじめましての英語メールの書き出し
はじめましての英語メールでは、書き出しは以下のようになります。
- Dear John,
- Hello David,
- Hi Emma,
- Dear Sir/Madam,
相手の名前がわからない時は、Dear Sir/Madam,を使います。
他のウェブサイトではDearしか使わないように紹介しているところが多いですが、私はDearを使うメールにほとんど出会ったことがありません。
また、私は英語のやりとりはほぼビジネス関連ですが、Mr.やMs.をつけて苗字で呼ぶこともまずありません。
Hiでも失礼には当たりません。
一番理想的なのは、相手の会社や業種、あるいはその人の同僚とのコミュニケーションから推測して言葉を選ぶことです。
ただ、会社や業種のことを全く知らない場合は、それは難しいでしょう。
初対面の時は、Dearで問題ないと思います。
大学などアカデミック関連や、博士号を持った人、議員、医師など、称号（タイトル）のついた人に連絡する場合には十分気をつけましょう。
英語メールでの初対面の人へのあいさつ
英語メールで会ったことのない人にあいさつする場合、いくつか表現があります。
- I hope this email finds you well.
ご健勝のことと存じます。
- I hope you are doing well.
ご健勝のことと存じます。
- I hope you are well.
ご健勝のことと存じます。
- Apologies for the contact out of the blue.
突然のメールで失礼いたします。
- Nice to meet you.
はじめまして。
- Nice to e-meet you.
（対面していないが）はじめまして。
「初めてメールを差し上げます」は、省略していいです。
特に言わなくても自己紹介をすることで初めての相手だとわかるためです。
日本語でも、口頭と文面で違う表現を使いますよね。
それと同じように、英語メールではNice to meet you.よりもI hope this email finds you well.などの方がよく使われます。
ちなみに電話会議などでは、Nice to meet you.などで問題ないでしょう。
はじめましての英語メールの自己紹介
はじめましての英語メールの自己紹介では、次のような表現が使われます。
- I work for a marketing agency.
マーケティング会社で勤務しています。
- I am Mike and I work at ABC, an advertisement company.
広告会社ABCのマイクと申します。
- My name is Roberto, I’m contacting you on behalf of XYZ company.
ロベルトと申します。XYZ会社を代表してご連絡を差し上げました。
- I’m in charge of this project.
この案件の担当になりました。
自己紹介と言っても、詳しく自分のことを書く必要はありません。
相手に必要な情報、名前と会社名（部署名）を簡潔に書いてください。
- I am [名前] and I work for [会社名].
- My name is [名前], I’m contacting you on behalf of [会社名].
- I am [名前] of [部署名] department.
- I’m in charge of this project.
はじめましての英語メールの要件
はじめましての英語メールでは、上のような一言の自己紹介のあと、すぐに要件に入ります。
要件の内容は、結論からです。
ダラダラと案件の内容や自分の担当業務などについて書かないことです。
次の順で要件を1文ずつ簡潔に書きます。
- 連絡した理由
- 相手にしてほしいアクション（返信、ファイルの確認など）
- I was referred to you by Karen of our company.
弊社のカレンより、あなた（〇〇様）へ紹介を受けました。
- We’re looking for freelancers with experience in content marketing.
コンテンツマーケティングの経験のあるフリーランスの方を探しております。
- We are in need of a SEO expert.
SEOの専門家を探しております。
- I’m writing to inform you that this project will start in March.
この度ご連絡を差し上げたのは、本案件が3月に開始することをお伝えするためです。
- Would you be interested? I can send more details via email.
ご興味をお持ちであれば、詳しい内容はメールにてお送りいたします。
- If you are interested, please let me know.
ご興味をお持ちでしたら、お知らせください。
- I’m looking forward to your reply.
ご返信をお待ちしております。
連絡した理由を述べるには、I’m writing to inform you that が丁寧で何にでも使えます。
人材やスキルを探していて候補者に連絡する場合、We’re looking for やWe are in need of を使うとわかりやすいです。
はじめましてのメールなので、I was referred to you by のように誰に紹介されたかを伝えると安心感があります。
要件の後に、相手にしてほしいアクションを伝えます。
返事がほしい場合がほとんどだと思いますので、Please let me know. や I’m looking forward to your reply. を覚えておけば大丈夫です。
- I was referred to you by [紹介者の名前] of our company.
- We’re looking for [求める職業や肩書き] with experience in [求める経験].
- We are in need of a [求める人材].
- I’m writing to inform you that [伝えたい内容].
- Would you be interested? I can send more details via email.
- If you are interested, please let me know.
- I’m looking forward to your reply.
はじめましての英語メールでの結び【よろしくお願いしますの表現】
はじめましての英語メールの結びは、日本語のメールよりも形式ばっていて、「敬具」にあたる表現が今も使われます。
「敬具」の後に、改行して自分の名前を入れます。
名前は、下の名前だけ使う人が多いです。
- 下の名前＋苗字のイニシャル（Tom S.など）
- フルネーム（Tom Smith）
のパターンももちろんあります。
肩書きや部署名、社名を入れたい時は、名前のあとに入れます。
例を挙げると、次の通りです。
- Yours Sincerely,
- Kind Regards,
- Best Regards,
- Best Wishes,
- All the Best,
- Thanks,
はじめましてのメールでは、私はThanks,は使いませんが、使う人もいます。
「これだと失礼かも」といったことはあまり気にしなくて良いです。
何か頼み事をしたときや、お手数をおかけしますと言いたい時には、
も感じがいいので、よく使えます。
結びについて詳しくは、英語メールの結び・締めの言葉をご覧ください。
英語メールで時候のあいさつは不要
日本語でメールするときは、「春の気配を感じる季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか。」などの時候のあいさつをすることがあると思います。
英語では、時候のあいさつは不要です。
相手の名前、一言のあいさつ、（自己紹介）でそのまま本題に入ります。
初めてのメールが長いと、返信がないどころか読んでもらえないこともあり得ますので、短く端的に書くことを心がけましょう。
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外国人と英語で話そうとするとき、えみねむ
こう言う時は at だっけ、on だっけ？
それは、頭で英文を考えているからです。
英語を頭で考えるのではなく、体で覚えることで自然と英文が出てきます。
そうなるためには、英会話を並行して習得することが必須です。
私も、英会話ができるまでは、毎回頭の中で日本語を英訳してから英語を書いていました。
しかし、ある程度話せるようになってからは、英作文をしなくても自然に出てきた文を書けるようになりました。
私の場合は、一人で独学で勉強したためかなり遠回りしましたが、最短で英語ができるようになりたければ私と同じ失敗はしないでください。
あなたよりも英語が得意な人の力を借りましょう。
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